Informationen zum Arbeiten mit Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken werden von der Datenblattansicht in demselben Umfang wie Listen unterstⁿtzt. Sie k÷nnen eine Dokumentbibliothek in der Datenblattansicht ÷ffnen und ihren Inhalt anzeigen, Dokumente und Dateien hinzufⁿgen oder l÷schen, Dokumente bearbeiten und deren Eigenschaften Σndern.

Beim erstmaligen Erstellen einer Dokumentbibliothek enthΣlt diese zwei Ansichten: Alle Dokumente und Explorer-Ansicht. Klicken Sie auf Aktionen, anschlie▀end auf In Datenblatt bearbeiten, um die Dokumentbibliothek in Datenblattansicht zu bearbeiten. Die folgende Abbildung zeigt eine Dokumentbibliothek in der Datenblattansicht.

Jede Zeile in der Ansicht enthΣlt Informationen zu einem Dokument oder Ordner. Die Ordnereinstellung der Ansicht ist auf Alle Elemente in Ordnern anzeigen festgelegt, sodass die Dokumente im Ordner Vorjahresberichte nur dann angezeigt werden, wenn Sie auf den Ordnernamen klicken.

Sie haben zwei M÷glichkeiten, mit einer Dokumentbibliothek in der Datenblattansicht zu arbeiten.

• Klicken Sie in der Ansicht Alle Dokumente oder in einer anderen Standardansicht auf Aktionen und dann auf In Datenblatt bearbeiten.
• Sie erstellen eine oder mehrere Datenblattansichten fⁿr die Bibliothek. So wird's gemacht:
  1. Klicken Sie auf die Dropdownliste Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.
  2. Klicken Sie auf Datenblattansicht.
  3. Geben Sie in das Feld Name anzeigen einen Namen fⁿr die Ansicht ein. M÷glicherweise m÷chten Sie das Wort "Datenblatt" in den Namen der Ansicht einfⁿgen, um spΣter den Typ der Ansicht besser erkennen zu k÷nnen.
  4. Legen Sie weitere, gewⁿnschte Eigenschaften fⁿr Ihre Ansicht fest, und klicken Sie dann auf OK.
  5. Die neue Ansicht wird in der Dropdownliste Ansicht verfⁿgbar sein.

Wenn die Ordnereinstellung der Ansicht auf Alle Elemente in Ordnern anzeigen festgelegt ist, werden beim ╓ffnen der Bibliothek nur die Dokumente und Ordner der obersten Ebene angezeigt. Ist die Ordnereinstellung der Ansicht auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen festgelegt, werden alle Dokumente, einschlie▀lich derer in anderen Ordnern, beim ╓ffnen der Bibliothek in Zeilen angezeigt.

So Σndern Sie die Ordnereinstellung:

1. Klicken Sie auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansicht Σndern.
2. Fⁿhren Sie einen Bildlauf durch, und klicken zum Erweitern des Abschnitts auf Ordner.
3. WΣhlen Sie unter Ordner oder flach die gewⁿnschte Option aus.

Verwalten von Dokumenten und Ordnern in der Datenblattansicht

• Sie k÷nnen Dokumente auf die gleiche Weise zur Bibliothek hinzufⁿgen oder in die Bibliothek hochladen, wie Sie Dokumente zur Ansicht Alle Dokumente oder einer anderen Standardansicht hinzufⁿgen oder darin hochladen.
• Wenn die Ordnereinstellung Dokumente in Ordnern anzeigen der Ansicht festgelegt ist, k÷nnen Sie neue Ordner hinzufⁿgen und zu anderen Ordnern in der Bibliothek wechseln.
• Sie k÷nnen Dokumente ÷ffnen, bearbeiten, einchecken und auschecken.
• Sie k÷nnen Dokumente und Ordner in der Datenblattansicht l÷schen. Wenn Sie einen Ordner l÷schen, wird sein Inhalt, einschlie▀lich der Unterordner, aus der Bibliothek gel÷scht.
• Sie k÷nnen Spalten hinzufⁿgen oder Spalten, die von Ihnen oder einem anderen Benutzer zur Ansicht hinzugefⁿgt wurden, l÷schen oder Σndern. Au▀erdem k÷nnen Sie in diesen Spalten Daten in Zeilen eingeben oder gespeicherte Daten in Zeilen bearbeiten, die Dokumente enthalten. Zeilen, die Ordnern entsprechen, k÷nnen nicht bearbeitet werden. Beachten Sie, dass Spalten wie Typ oder GeΣndert von schreibgeschⁿtzt sind. Sie k÷nnen sie nicht Σndern oder l÷schen und auch den Inhalt dieser Spalten nicht eingeben oder bearbeiten.
• Sie k÷nnen die Ergebniszeile ein- oder ausblenden.
• Sie k÷nnen die Bibliothek nach verschiedenen Spalten, einschlie▀lich der Spalte Typ, sortieren und filtern.
• In der Datenblattansicht wird nicht die Sternzeile (*) fⁿr eine Dokumentbibliothek angezeigt.
• Sie k÷nnen in der Spalte Name keinen Wert eingeben. Sie mⁿssen das AusfⁿllkΣstchen ziehen oder einen Wert in der Dropdownliste der Zelle auswΣhlen.